Die entscheidende Grundlage für einen nutzbringenden Einsatz stellt die Qualität und der Umfang der zur Verfügung stehenden Daten dar. Daher wird die Definition der Datenstruktur sorgfältig und unter Berücksichtigung bereits bestehender Datendefinitionen (z.B. AMICO-Standard) durchgeführt. Einen weiteren zentralen Eckpunkt für die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Daten stellen die Erfassungstools des Informationssystems dar.
Um eine hohe Qualität der Daten zu erreichen und diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen, wird ein Workflowsystem sowie ein Benutzersystem umgesetzt. Das Benutzersystem umfaßt Benutzerkonten und Benutzerguppen. Damit werden die Rechte der Benutzer verwaltet. Desweiteren gibt es Arbeitsgruppen mit denen eine geordnete Arbeitsteilung bei der Erfassung der Daten ermöglicht wird. Das Workflowsystem sieht eine readaktionelle Endkontrolle der erfaßten Datensätze vor, und wird durch entsprechende Stati der Datensätze sowie einem Antragssystem unterstützt.
Um die erzielten Ausgrabungs- und Forschungsergebnisse auch einem breiterem Publikum zugänglich machen zu können, dienen die erfaßten archäologischen Daten auch als Basis für virtuelle Museen, die von Jedermann besucht werden können. Die Besucher eines virtuellen Museums können sich über ein Inhaltsverzeichnis einen Überblick über die ausgestellten Artefakte verschaffen. Entsprechende Komponenten zur Erfassung von virtuellen Museen, sowie zum erstellen von Museums-CDROMs und druckbarer Museumskataloge (im pdf-Format) werden zur Verfügung gestellt.
Um eine möglichst große Flexibilität für den Datenaustausch zu erreichen wird auf die zukunftsweisende XML-Technologie gesetzt. Dies ermöglicht auch einen Datentransfer von und zu Fremdsystemen. Ausßerdem kann durch den Einsatz von XML-Technologien wie XSLT eine Verlagerung von Aufgaben vom Server zum Client, sofern dieser die nötigen Voraussetzungen bietet, erreicht werden, was den Serverdurchsatz erhöht. Ebenso ist die Unterstützung von speziellen Endgeräten wie WAP-Handys somit wesentlich einfacher realisierbar.
Alle geforderten Funktionen werden vom Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Zu den zu erbringenden Leistungen gehört neben der Druchführung der Planung, welche sich am Rational Unified Process orientiert, und dem Erstellen der Software auch die Bereitstellung und Wartung der Hardware. Es erfolgt eine Zentrale Datenhaltung. Für einen reibungslosen und sicheren Betrieb ist zu sorgen.